Protocoles de sécurité pour les vérifications des antécédents criminels

Ce document décrit les protocoles de sécurité pour la réalisation des vérifications des antécédents criminels, en mettant l'accent sur la protection des données et la conformité aux réglementations en matière de confidentialité.

Principes généraux

Consentement éclairé

Obtenir le consentement écrit de la personne concernée avant de procéder à une vérification des antécédents criminels. Le consentement doit préciser l'étendue de la vérification, les informations qui seront recueillies, la manière dont elles seront utilisées et les personnes qui y auront accès.

Nécessité et proportionnalité

Effectuer une vérification des antécédents criminels uniquement si elle est justifiée par la nature du poste ou de la tâche à accomplir. S'assurer que l'étendue de la vérification est proportionnée aux risques potentiels identifiés.

Collecte de données

Sources d'information

Limiter la collecte d'informations aux sources légalement autorisées et pertinentes pour l'évaluation des risques. Éviter de collecter des informations non pertinentes ou discriminatoires.

Exactitude des données

Mettre en place des mécanismes pour vérifier l'exactitude et la fiabilité des informations collectées. Informer la personne concernée de son droit d'accès et de rectification des données.

Protection des données

Sécurité des données

Mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la destruction.

Conservation des données

Définir une durée de conservation limitée pour les données collectées. Supprimer les données dès qu'elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, conformément aux exigences légales.

Accès aux données

Limiter l'accès aux données aux seules personnes autorisées et ayant besoin d'en connaître pour l'exercice de leurs fonctions. Mettre en place des procédures de contrôle d'accès et de suivi des consultations.

Utilisation des données

Non-discrimination

Utiliser les informations collectées de manière non discriminatoire et conformément aux lois sur l'égalité et la non-discrimination. Éviter de prendre des décisions basées uniquement sur des antécédents criminels non pertinents.

Confidentialité

Garantir la confidentialité des informations collectées et ne les divulguer à des tiers que si cela est légalement requis ou avec le consentement de la personne concernée.

Conformité réglementaire

Cadre juridique

Se conformer aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données personnelles, de confidentialité et de vérification des antécédents criminels. Consulter un conseiller juridique pour s'assurer de la conformité aux exigences légales spécifiques.

Transparence

Informer les personnes concernées de leurs droits en matière de protection des données personnelles, y compris leur droit d'accès, de rectification, de suppression et d'opposition. Mettre à leur disposition une politique de confidentialité claire et accessible.

Formation et sensibilisation

Former le personnel

Former le personnel impliqué dans les vérifications des antécédents criminels aux principes de protection des données, aux réglementations en matière de confidentialité et aux procédures internes à suivre.

Sensibilisation

Sensibiliser les employés à l'importance de la protection des données personnelles et de la confidentialité des informations collectées.

Examen et mise à jour

Révision régulière

Examiner et mettre à jour régulièrement les protocoles de sécurité pour les vérifications des antécédents criminels afin de tenir compte des évolutions législatives, des meilleures pratiques et des risques émergents.

Amélioration continue

Mettre en place un processus d'amélioration continue pour identifier et corriger les lacunes en matière de protection des données et de conformité réglementaire.

L'employeur ne peut communiquer ni l'identité d'une personne que concerne un incident de violence ou de harcèlement ni les circonstances y liées, sauf si la communication est rendue obligatoire dans l'un des cas suivants : elle s'avère nécessaire à l'enquête relative à l'incident; elle est exigée aux fins de l'application des mesures correctives en réaction à l'incident; la loi la commande. Les renseignements personnels que recueille, utilise ou communique l'employeur en application des articles 374.1 à 374.5 se limitent au minimum jugé nécessaire à cette fin. [1] [1] [1]

L'employeur met en œuvre à l'intention de chaque salarié et de chaque surveillant dont relève un sa- larié un programme de formation aux codes de directives pratiques établis en application des articles 374.2 et 374.4. Le dossier de formation de chaque salarié est mis à la disposition de tout agent qui en fait la demande. [1] [1]

Au moins une fois l'an, l'employeur passe en revue les codes de directives pratiques établis en applica- tion des articles 374.2 et 374.4 en se concertant avec : tous les comités, s'il en est; tous les délégués à l'hygiène et à la sécurité, s'il en est; les salariés, à défaut de comité ou de délégué. [1] [1]